Не читать почту с утра – самое спорное правило тайм-менеджмента. Его всегда оспаривают участники тренинга с особым возмущением :)
«У меня в подчинении 50 человек! Если я не буду постоянно читать почту, что-нибудь произойдёт». «У меня требовательный начальник. Если я вовремя не прочитаю письмо, будут неприятности». «Я работаю с клиентами, я не могу с задержкой отвечать на письма клиентов».
Это прекрасные примеры убеждений, которые портят нам жизнь!
Не помню ни одного человека, который бы сказал: «Я именно так и делаю! С утра я делаю самое важное дело и только после него читаю почту». Но согласитесь, если бы мы делали именно так, у нас было бы гораздо меньше нерешенных задач.
Почему читать почту с самого начала рабочего дня вредно:
1. Утром мы полны сил и энергии, у нас гораздо больше мотивации сделать что-то сложное.
2. Голова соображает лучше утром. Именно утром мозг способен решить самую сложную задачу намного быстрее. В первой половине дня мы находимся на пике мозговой активности, если мы этот пик тратим на мало осмысленные чужие послания, мы бездарно тратим наше Время.
3. 80% писем и более в нашей почте не имеют ценности. Вообще никакой. Даже исключая спам.
4. Ничего не произойдет, если вы ответите на письмо хотя бы через 2 часа рабочего времени. На 99% писем возможна задержка ответа. (Ну же, согласитесь! :))
Если письмо не терпит отлагательств, в 99 % случаев вам обязательно дополнительно позвонят: «Я тебе послал письмо, срочно ответь!» или зайдут в кабинет сообщить лично, что есть форс-мажор.
5. Если в почте окажется письмо, которое вас расстроит, у вас будет сломан весь день. Но если при этом вы сделаете с утра свое запланированное самое важное дело, в этот день вы все равно будете в плюсе!
Вы можете сами определять график чтения своей почты, если вы не секретарь, не ассистент и не сотрудник службы Help Desk. Во всех остальных случаях вам не платят за то, чтобы вы оперативно отвечали на письма. Вам платят за качественное исполнение ваших профессиональных обязанностей. А на них ВАМ НУЖНО ВРЕМЯ.
Как-то на тренинге был руководитель крупной государственной организации, которое входит в число ключевых предприятий нашей страны. Предложение не читать почту с утра вызывало у него категорическое возмущение: «Это невозможно. У меня 300 подчинённых. Если я не буду читать почту с утра, будут большие проблемы. Деятельность департамента развалится». Он сопротивлялся так активно, что другие участники группы сами уговаривали его попробовать на протяжении 3 занятий :) В итоге он всё-таки решился. По его собственным словам за неделю он решил значимую производственную задачу, которую перекладывал четыре месяца. При этом ничего страшного для рабочего процесса не произошло: «Я предварительно предупредил людей, работающих в связке со мной, что читаю почту с 12 часов и при необходимости они просто могли мне позвонить».
Тим Феррис в книге «Как работать 4 часа в неделю» утверждает, что читает почту менее часа в неделю. Если ему это не мешает зарабатывать миллионы, почему бы тогда и нам не попробовать высвободить себе самое важное время дня? :)
P.S. Лучше всего офисному работнику читать почту в первый раз за день в 12:00-12:30 часов. С одной стороны, 2 часов с утра бывает достаточно, чтобы сделать что-то очень важное, а, с другой, вряд ли кому-то будет принципиально получить от Вас ответ раньше этого времени.
Сколько важных дел Вы можете сделать утром вместо чтения почты?
